Nettilaskun blogi

Laskutus on kriittinen toiminto kaikille pienyrityksille, sillä sen avulla varmistetaan, että saat maksun tuotteistasi tai palveluistasi. Lisäksi se on keskeisessä roolissa terveen kassavirran ylläpitämisessä. Laskujen hallinta voi kuitenkin olla aikaa vievää ja monimutkaista ilman oikeita työkaluja.

Laskutusohjelmistot optimoivat tätä prosessia. Ne tarjoavat tehokkaan tavan hallita laskutusta, seurata maksuja ja pitää taloustiedot ajan tasalla.

Tässä artikkelissa opastamme sinua valitsemaan parhaan laskutusohjelmiston pienyrityksellesi – sellaisen, joka vastaa sekä nykyisiin vaatimuksiisi että tuleviin kasvusuunnitelmiisi.

Parhaan laskutusohjelman valinnan merkitys

Laskutusprosessi on ratkaisevassa asemassa yrityksesi kassavirran ja yleisen taloudellisen terveyden ylläpitämisessä. Kun laskut lähetetään nopeasti, maksut saapuvat yleensä myös nopeammin. Oikea laskutusohjelmisto tehostaa tätä prosessia merkittävästi, sillä se vähentää manuaalista tietojen syöttämistä. Tämä säästää aikaa ja vähentää käyttäjävirheitä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia asiakkaiden kanssa tai maksujen viivästymisiä. Hyvä ohjelmisto automatisoi suuren osan tästä työstä, jolloin voit keskittyä liiketoimintasi muihin tärkeisiin osa-alueisiin.

Laskut vahvistavat myös brändikuvaasi. Ammattimaisesti hoidetut laskut luovat myönteisen kuvan yrityksestäsi ja auttavat rakentamaan luottamusta asiakkaiden kanssa. Monet laskutustyökalut tarjoavat muokattavia malleja, joilla voit helposti luoda siistejä, brändin mukaisia laskuja.

Hyvä laskutusohjelma auttaa myös veroasioissa. Verolainsäädäntö vaatii yrityksiä pitämään yksityiskohtaista kirjanpitoa tuloistaan. Käyttämällä erityistä laskutusohjelmistoa varmistetaan, että kaikki tarvittavat tiedot kirjataan johdonmukaisesti, jotta ne ovat helposti saatavilla verokauden tai tilintarkastusten aikana.

Pohjimmiltaan sopivan laskutusohjelmiston valinnassa ei ole kyse vain laskujen lähettämisestä, vaan myös tehokkuuden sekä brändikuvan parantamisesta ja säännösten noudattamisen varmistamisesta. Tämä tekee siitä keskeisen päätöksen jokaiselle pienyrityksen omistajalle, joka välittää yrityksensä taloudellisesta ja toiminnallisesta terveydestä.

Mitä on otettava huomioon laskutusohjelmaa valitessa?

Helppokäyttöisyys

Yksi laskutusohjelmistojen tärkeimmistä ominaisuuksista on niiden helppokäyttöisyys. Et halua järjestelmää, joka sekoittaa henkilöstöäsi tai jonka opettelu vie viikkoja. Etsi sen sijaan sovellus, jossa on intuitiivinen käyttöliittymä, joka on käyttäjäystävällinen ja suoraviivainen.

Yksinkertainen ulkoasu voi merkittävästi nopeuttaa liiketoimintaasi. Se vähentää myös virheiden riskiä, sillä työntekijät tekevät harvemmin virheitä käyttäessään järjestelmää, jonka he ymmärtävät hyvin. Monimutkaisten järjestelmien opetteluun käytetty aika voidaan hyödyntää paremmin pienyrityksesi muilla osa-alueilla. Aseta siis helppokäyttöisyys aina etusijalle, kun valitset laskutusohjelmaa.

Skaalautuvuus

Kun olet vasta aloittamassa, pienyritykselläsi saattaa olla ainoastaan yksinkertaisia laskutustarpeita. Asiakaskuntasi kasvaessa ja palvelukokonaisuutesi laajentuessa tarpeesi voivat kuitenkin nopeasti muuttua monimutkaisemmiksi. Siksi on tärkeää valita laskutusohjelmisto, joka voi kasvaa yrityksesi mukana.

Laskutusohjelmiston skaalautuvuus tarkoittaa, että sillä on kyky käsitellä kasvavia työmääriä suorituskyvystä tinkimättä tai toimintoja menettämättä. Sen pitäisi pystyä mukautumaan sujuvasti yrityksesi laajentuessa ja monimutkaistuessa ajan myötä.

Jos esimerkiksi aiot tulevaisuudessa tarjota uusia tuotteita tai laajentua uusille markkinoille, ohjelmiston on oltava riittävän joustava, jotta se pystyy helposti mukautumaan näihin muutoksiin. Kun otat skaalautuvuuden huomioon alusta alkaen, säästyt mahdollisilta päänvaivoilta myöhemmin, sillä järjestelmien vaihtaminen voi häiritä toimintaasi ja viedä arvokasta aikaa ja resursseja.

Kustannukset

Kustannukset ovat tärkeä tekijä, kun valitset laskutusohjelmistoa pienyrityksellesi. Optimaalinen ratkaisu tarjoaa hyvää vastinetta rahalle – tasapainon edullisuuden ja monipuolisten ominaisuuksien välillä. Markkinoilla on tarjolla useita erilaisia hinnoittelumalleja. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat kertaluonteisen ostovaihtoehdon, jossa maksat etukäteen ja omistat ohjelmiston pysyvästi. Toiset taas toimivat tilauspohjaisesti ja veloittavat palvelun käytöstä kuukausittain tai vuosittain.

Yhä suositumpi malli on freemium, jossa peruspalvelut tarjotaan ilmaiseksi, mutta lisäominaisuudet maksavat erikseen. Tämä voi olla houkutteleva vaihtoehto, jos olet vasta aloittamassa ja sinulla on rajalliset varat. Muista, että tärkeintä ei ole löytää halvinta sovellusta, vaan valita se, joka parhaiten vastaa yrityksesi tarpeita budjetin puitteissa.

Automaatiomahdollisuudet

Automaatiokyky on keskeinen ominaisuus, joka kannattaa ottaa huomioon valitessasi laskutusohjelmistoa pienyrityksellesi. Automaation avulla voit määrittää toistuvia laskuja ja automaattisia maksumuistutuksia. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan vähentää myös inhimillisten virheiden mahdollisuutta.

Automaation ansiosta sinun ei tarvitse muistaa jokaista lähetettävää laskua tai jahdata myöhästyneitä maksuja manuaalisesti, sillä ohjelmisto tekee sen puolestasi. Toistuvat laskut ovat erityisen hyödyllisiä, jos yrityksesi toimii tilausmallilla tai sillä on vakioasiakkaita. Lisäksi automaattiset maksumuistutukset auttavat varmistamaan, että asiakkaat maksavat laskunsa ajallaan. Sekä sinä että asiakkaasi hyödytte siitä, että lähetät heille kohteliaan muistutuksen, jos heidän laskunsa on erääntynyt tai myöhässä. Näin hallinnollisiin tehtäviin kuluu vähemmän aikaa ja voit keskittyä enemmän liiketoimintasi kasvattamiseen.

Mobiilikäyttö

Mobiilikäyttö tarjoaa mukavuutta ja joustavuutta yrityksesi rahaliikenteen hallintaan. Mobiililaskutussovelluksen avulla voit luoda ja lähettää laskuja suoraan puhelimestasi tai tabletistasi riippumatta siitä, missä olet. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan mahdollistaa myös välittömän toiminnan tarvittaessa.

Jos asiakkaasi esimerkiksi pyytää laskua muualla kuin toimipaikassasi pidettävän kokouksen aikana, voit luoda laskun nopeasti ilman, että sinun tarvitsee odottaa toimistolle palaamista. Monet nykyaikaiset laskutuspalvelut tarjoavat myös responsiivisia verkkosivuja, jotka mukautuvat saumattomasti eri näytönkokoihin. Tämä tarkoittaa, että käyttäjäkokemus pysyy yhtenäisenä ja tehokkaana riippumatta siitä, käytätkö tietokonetta vai älypuhelinta.

Asiakastuki

Aika on valttia, kun pyörität pienyritystä. Sinulla ei ole varaa kuluttaa tuntikausia laskutusohjelmistosi ongelmien ratkaisemiseen. Hyvän laskutuspalvelun tulisi tarjota luotettavaa ja helposti saatavilla olevaa asiakastukea. Tavallisia tukimuotoja ovat:

  • Live-chat välitöntä apua varten

  • Puhelintuki monimutkaisempiin ongelmiin

  • Sähköposti vähemmän kiireellisiin kysymyksiin

Jokainen minuutti, jonka käytät ohjelmiston kanssa kamppailemiseen, on minuutti pois yrityksesi kasvattamisesta. Valitse siis laskutussovellus, joka tukee ominaisuuksiaan vankalla asiakaspalvelulla.

Tietoturvallisuus

Laskutuksessa käsitellään arkaluontoisia taloudellisia tietoja. On siis ratkaisevan tärkeää, että valitsemassasi ohjelmistossa turvallisuus on etusijalla. Säädösten noudattaminen on välttämätöntä, jotta yrityksesi täyttää lakisääteiset vaatimukset.

Etsi mahdollisista ohjelmistovalinnoistasi keskeisiä tietoturvaominaisuuksia. Salauksen tulisi olla vakio-ominaisuus. Tämä tarkoittaa, että kaikki lähetetyt tai vastaanotetut tiedot koodataan siten, että vain valtuutetut osapuolet voivat lukea ne. Salaus vähentää tietomurtojen riskiä ja suojaa sekä yritystäsi että asiakkaitasi. Tietojen varmuuskopiointi on toinen tärkeä ominaisuus, jota kannattaa harkita. Teknisten ongelmien tai odottamattomien olosuhteiden, kuten sähkökatkosten, sattuessa varmuuskopio varmistaa, ettei kriittisiä laskutustietoja menetetä.

Ominaisuudet, joita kannattaa huomioida laskutusohjelman valinnassa

Laskujen luominen ja mukauttaminen

Laskutuksessa yksi ratkaisu ei välttämättä sovi kaikille. Jokaisella yrityksellä on oma ainutlaatuinen tyylinsä ja brändinsä, joiden tulisi näkyä laskuissa. Laskujen luonti- ja räätälöintiominaisuudet mahdollistavat tämän.

Hyvän laskutussovelluksen avulla voit luoda laskuja, jotka heijastavat brändisi identiteettiä. Voit lisätä logoja, muokata ulkoasuja ja luoda mukautettuja kenttiä yrityksellesi merkityksellisiä tietoja varten. Nämä muokattavat mallit eivät ainoastaan tuo laskuihisi ammattimaista ilmettä, vaan tekevät niistä myös helppokäyttöisiä ja yritystoiminnallesi sopivia.

Toistuva laskutus

Kun pyörität pienyritystä, erityisesti sellaista, joka tarjoaa tilauspalveluja, toistuva laskutus on korvaamaton ominaisuus. Sen avulla voit määrittää laskut lähetettäväksi automaattisesti tietyin väliajoin. Jos asiakkaillasi on esimerkiksi kuukausimaksuja, ohjelmisto voi luoda ja lähettää laskut automaattisesti joka kuukausi ilman ylimääräistä työtä.

Tämä säästää aikaa ja parantaa kassavirtaa, koska sinun ei tarvitse luoda samaa laskua manuaalisesti uudelleen joka kuukausi. Järjestelmä hoitaa sen puolestasi. Kun laskut lähetetään ajallaan jokaisena ajanjaksona (olipa se sitten viikoittainen tai kuukausittainen), maksutkin saapuvat todennäköisemmin säännöllisemmin, mikä parantaa yrityksesi kassavirtaa.

Maksumuistutukset

Maksuviivästykset ovat valitettava todellisuus monille yrityksille, mutta niihin onneksi löytyy helppo ratkaisu: automaattiset maksumuistutukset. Oikean laskutusohjelmiston avulla voit luoda automaattisia muistutuksia, jotka auttavat asiakkaitasi maksamaan laskut mahdollisimman nopeasti.

Ajansäästön lisäksi tämä toiminto auttaa ylläpitämään tasaista kassavirtaa vähentämällä maksuviivästyksiä. Voit mukauttaa muistutusaikatauluja yrityksesi tarpeiden mukaan ja jopa räätälöidä kussakin muistutusviestissä käytettävät mallit.

Muista, että myönteisten asiakassuhteiden ylläpitäminen edellyttää selkeää viestintää odotuksista ja määräajoista – tämä koskee myös laskujen maksamista. Automaattiset maksumuistutukset auttavat varmistamaan, ettei mitään jää huomaamatta, jolloin voit keskittyä muihin tärkeisiin tehtäviin.

Monivaluuttatuki

Jos yrityksesi palvelee kansainvälisiä asiakkaita, monivaluuttatuki on välttämätön ominaisuus laskutusohjelmistossasi. Sen avulla voit laskuttaa asiakkaita heidän paikallisessa valuutassaan, mikä tekee liiketoiminnasta sujuvampaa ja kätevämpää molemmille osapuolille.

Hyvä laskutussovellus hoitaa valuuttamuunnokset automaattisesti ja päivittää valuuttakurssit säännöllisesti. Näin vältät manuaaliset laskutoimitukset ja vähennät virheiden riskiä, jotka johtuvat vanhentuneista valuuttakursseista.

Monivaluuttatuki voi virtaviivaistaa laskutusprosessia merkittävästi, kun toimit kansainvälisten asiakkaiden kanssa. Se on yksi asia vähemmän, josta sinun tarvitsee huolehtia, kun keskityt liiketoimintasi kasvattamiseen maailmanlaajuisesti.

Kulujenseuranta

Useissa laskutusohjelmissa on erilaisia ominaisuuksia, jotka tukevat kulujen seurantaa. Kuittien skannaus on monissa laskutussovelluksissa yleinen ominaisuus, joka helpottaa tätä prosessia. Voit yksinkertaisesti ottaa kuvan kuitistasi, ja sovellus poimii tarvittavat tiedot ja tallentaa ne myöhempää käyttöä tai raportointia varten. Kategorisointi auttaa näiden kulujen järjestämisessä, jolloin niitä on helpompi ymmärtää ja hallita. Esimerkiksi erottamalla matkakulut toimistotarvikkeista saat selkeämmän käsityksen siitä, mihin rahasi menevät.

Hyvän laskutusohjelmiston tulisi myös tarjota kattavat raportointiominaisuudet. Niiden avulla voit luoda yksityiskohtaisia raportteja sekä tuloistasi että menoistasi. Tämä on korvaamaton apuväline, kun suunnittelet budjettia tai hoidat verotusasioita.

Integraatiot

Kun pyörität pienyritystä, kaikkien työkalujen yhteistoiminta voi helpottaa elämääsi huomattavasti. Integraatiot mahdollistavat tämän, sillä niiden avulla voit yhdistää laskutusohjelmiston muihin tärkeisiin liiketoimintatyökaluihin, kuten kirjanpito-ohjelmistoihin, asiakassuhteiden hallintajärjestelmiin (CRM) ja maksuportteihin.

Saumaton tiedonkulku näiden järjestelmien välillä voi säästää aikaa ja vähentää virheitä, koska manuaalista tietojensyöttöä ei enää tarvita useilla alustoilla. Esimerkiksi, kun lasku maksetaan linkitetyn maksuportin kautta, tapahtuman tiedot päivittyvät automaattisesti sekä laskutusohjelmistoon että kirjanpito-ohjelmistoon.

Kun siis arvioit erilaisia laskutusratkaisuja yrityksesi tarpeisiin, pohdi, miten hyvin ne integroituvat muihin liiketoimintasi kannalta keskeisiin työkaluihin.

Johtopäätös

Oikean laskutusohjelmiston valinta voi parantaa pienyritysten tehokkuutta huomattavasti. Hyödyntämällä teknologiaa tehokkaasti voit muuttaa laskutuksesi virtaviivaiseksi prosessiksi, joka säästää aikaa ja lisää tuottavuutta.

Kun tiedät, mitä etsiä, sinulla on hyvät valmiudet tehdä faktoihin perustuva päätös, joka vastaa yrityksesi yksilöllisiä tarpeita. Paras ohjelmisto on sellainen, joka täyttää sekä nykyiset että tulevat tarpeesi.

Nettilasku

Nettilasku on skaalautuva, helppokäyttöinen ja täysin itse käyttöönotettava taloushallinnon ohjelmisto pienyrityksille. Missiomme on auttaa asiakkaitamme kasvattamaan liiketoimintaansa kannattavasti. Palvelumme avulla nopeutat taloushallinnon prosesseja ja ymmärrät paremmin yrityksenne taloudellista tilannetta.

Nettilaskun ajatuksena on, että ohjelmisto kasvaa ja kehittyy mukanasi. Voit siis aloittaa täysin ilmaisella laskutusohjelmalla ja napata lisää ominaisuuksia sekä palveluita sitä mukaa kun niitä tarvitset.

Rekisteröidy ilmaiseen laskutusohjelmaan ja lähetä ensimmäinen myyntilaskusi jo tänään, ja anna meidän olla tukenasi kohti kannattavampaa liiketoimintaa!